คนสร้างสุข

• ผศ.จรูญ ตันสูงเนิน อาจารย์คณะศิลปศาสตร์และวิทยาการจัดการ อบรมการจัดทำรายงานโครงการ โดยการแนะนำการเขียนรายงาานที่ถูกต้อง ในเรื่องวิธีการเขียน  เทคนิคการเขียนรายงาน  ขั้นตอนการเขียนรายงาน การจัดทำรูปเล่มรายงานที่ถูกต้อง  และสวยงาม

• ผู้เข้าร่วมแนะนำตนเอง และความคิดหวัง
• ผศ.จรูญ ตันสูงเนิน อาจารย์คณะศิลปศาสตร์และวิทยาการจัดการ อบรมการจัดทำรายงานโครงการให้กับผู้เข้าร่วมประชุม โดยมีเนื้อหาสาระสำคัญของการจัดทำรายงาน ดังนี้

1.การสื่อสาร (Communication)
การสื่อ = การรับ = ฟัง ~ อ่าน = การส่ง = พูด ~ เขียน สาร (MESSAGE) คือ ความรู้สึกนึกคิด สาร มี 4 ประเภท คือ

• รู้  = ความรู้ ข้อเท็จจริง (Knowledge, Fact)
  
• ความ (รู้) สึก  = ความรู้สึก (Sense) อารมณ์ ( Emotion)
  
• นึก  = จินตนาการ (Imagination)
  
• คิด  = ความคิด ทรรศนะ ข้อคิดเห็น (Opinion)

2.การเขียน คือ กระบวนการ  = คิด → เขียน → ตรวจทาน / ส่งสาร = ความรู้สึกนึกคิด ให้เป็นลายลักษณ์อักษร ตามรูปแบบ และวัตถุประสงค์

3.การจัดทำรายงาน รายงาน เป็นรูปแบบการเขียนที่มีวัตถุประสงค์เพื่อ รายงานการประชุม  รายงานประจำปี รายงานการสอบสวน การจัดทำรายงาน ความหมาย “รายงาน  น. คำบอกกล่าวเรื่องราวที่ไปทำ ไปรู้ หรือไปเห็นมา / ก. บอกเรื่องของการงาน” การจัดทำรายงาน  = การจัดทำเอกสารเพื่อบอกเรื่องการงานที่ได้ทำ ได้รู้ หรือได้ไปเห็นมา ได้ทำ =  รายงานการปฏิบัติงาน  รายงานการประชุม รายงานประจำปี / ได้รู้ =  รายงานการศึกษาค้นคว้า สืบสวน สอบสวน รายงานการศึกษา วิจัย สำรวจ / ได้ไปเห็น  =  รายงานการทัศนศึกษา ดูงาน ตรวจงาน

ประเภทของรายงาน

• รายงานปากเปล่า ในสถานการณ์พิเศษ
• รายงานลายลักษณ์อักษร
  
• รายงานลายลักษณ์อักษรและการนำเสนอด้วยวาจาในที่ประชุม

องค์ประกอบของรายงาน ต้อง ครบถ้วน เป็นระเบียบ รูปแบบของรายงาน “ไก่งามเพราะขน คนงามเพราะแต่ง” สวยงาม สม่ำเสมอ ถูกต้อง สบายตา เหมาะสม พอเหมาะ น่าหยิบ น่าอ่าน สะอาดเรียบร้อย

4.จรรยาบรรณของผู้ทำรายงาน

• ซื่อสัตย์ สุจริต
• โปร่งใส ตรวจสอบได้
• คำนึงถึงประโยชน์ส่วนรวม
• ติดคุณธรรมที่ปลายปากกา

5.คุณลักษณะของรายงานที่ดี

• องค์ประกอบ คือ สิ่งที่ควรจะมี
• รูปแบบ        คือ สภาพหรือลักษณะที่ควรจะเป็น
• เนื้อหา          คือ พลังในการสื่อสาร
• ภาษา          คือ เครื่องมือที่ใช้ในการสื่อสาร

6.เนื้อหาของรายงาน - มีเอกภาพ ( Unity ) มีความเป็นกลุ่มก้อนเดียวกัน - มีสัมพันธภาพ ( Coherence ) มีความเป็นระบบระเบียบ ต่อเนื่องเป็นเรื่องเดียวกัน - มีสารัตถภาพ ( Emphasis ) มีสาระชัดเจนหนักแน่น น่าเชื่อถือ

7.การใช้ภาษาในการเขียนรายงาน  ควรใช้ภาษามาตรฐานในการเขียน  ภาษาต่ำกว่ามาตรฐาน เช่น ภาษาพูด คำภาษาต่างประเทศ คำหยาบ คำสแลง คำย่อ คำผวน คำตัด คำภาษาถิ่น

8.ลักษณะภาษาที่ดีในการเขียนรายงาน

• ถูกระดับ
• กะทัดรัด ประหยัด
• ชัดเจน
• ถูกความหมาย
• ถูกความนิยม-วัฒนธรรม
• สุภาพเรียบร้อย
• ถูกไวยากรณ์

9.ขั้นตอนการทำรายงาน

• กำหนดวัตถุประสงค์
• กำหนดผู้รับทราบ
• รวบรวมข้อมูล
• วางโครงร่าง
• วิเคราะห์ สังเคราะห์ ตีความข้อมูล
• จัดระเบียบเนื้อหา
• เรียบเรียงเนื้อหา
• ตรวจทาน
• จัดทำรูปเล่ม

10.องค์ประกอบ (โครงสร้าง) ของรายงาน รายงานที่ดี ควรมีองค์ประกอบหรือโครงสร้าง 3 ส่วน คือ

• ส่วนต้น (ส่วนนำ) องค์ประกอบส่วนต้น  ได้แก่

  • ปก
      - จะต้องใช้หน้าปกสีเรียบ สามารถมองเห็นเนื้อหาบนหน้าปกชัดเจน
      - มีตราสัญลักษณ์และชื่อของหน่วยงานหรือองค์กรที่สนับสนุนงบประมาณ
      - ชื่อโครงการที่รับผิดชอบ และชื่อผู้รับผิดชอบ

  • สัญลักษณ์ คำย่อ และ ตัวย่อ (ถ้ามี)

  • คำนำ
    
  • บทสรุปสำหรับผู้บริหาร หรือบทคัดย่อ
  • กิตติกรรมประกาศ
  • สารบัญ
  • บัญชี (รายการ) ตาราง (ถ้ามี)
  • บัญชี (รายการ) ภาพประกอบ (ถ้ามี) ได้แก่ แผนภูมิ แผนที่ ภาพประกอบ ภาพถ่าย แผนผัง

• ส่วนเนื้อหา ส่วนเนื้อหา แบ่งเป็นบท หรือ ตอน ได้แก่

  • ความเบื้องต้น หรือ บทนำ
  • เนื้อความสำคัญ หรือ ผลการทำ การรู้ การเห็น
  • สรุป และ ข้อเสนอแนะ

• ส่วนท้าย ส่วนท้ายของรายงาน อาจประกอบด้วย

  • บรรณานุกรม หรือ เอกสารอ้างอิง
  • ภาคผนวก ได้แก่ ตาราง แผนภูมิ กราฟ แผนที่ ภาพถ่าย ภาพประกอบ เอกสารหลักฐาน คำให้การ ใบเสร็จรับเงิน คำสั่ง เป็นต้น
  • เครื่องมือ เช่น แบบสอบถาม แบบสำรวจ ข้อสอบ
  • ดัชนี

11.การเขียนส่วนต้นของรายงาน

• คำนำ สั้น กะทัดรัด ได้ใจความ ไม่ยาวไม่สั้นเกินไป วัตถุประสงค์ของคำนำ ความสนใจ ประกอบด้วย

  • ชื่อรายงาน
  • วัตถุประสงค์ของรายงาน
  • ขอบข่ายเนื้อหา
  • ประโยชน์ที่จะได้รับ
  • คำอุทิศ

• กิตติกรรมประกาศ  คือ ข้อความกล่าวขอบคุณผู้สนับสนุนช่วยเหลือและ ให้ความร่วมมือในการจัดทำรายงาน ระบุว่าขอบคุณใคร เรื่องอะไร อย่ากล่าวละเอียดมากเกินไป

• สารบัญ ทำหน้าที่บอกส่วนประกอบทั้งหมด คือ ตอน บท และ หัวข้อต่างๆของรายงาน ตั้งแต่คำนำ จนถึงหน้าสุดท้าย  โดยมีเลขหน้ากำกับแต่ละส่วนเรียงตามลำดับ
• บัญชี (รายการ) ตาราง  (ถ้ามี) เป็นรายการที่ระบุชื่อและตำแหน่งหน้าของตารางทั้งหมดในรายงาน รวมทั้งตารางในภาคผนวกด้วย
• บัญชี (รายการ) ภาพประกอบ  เป็นรายการที่ระบุชื่อและตำแหน่งหน้าของภาพประกอบทั้งหมด ในรายงาน เช่น แผนภูมิ กราฟ แผนผัง แผนที่ ภาพประกอบ และภาพถ่าย เป็นต้น
• สัญลักษณ์ คำย่อ และตัวย่อ เป็นส่วนอธิบายความหมายของสัญลักษณ์ คำย่อและอักษรย่อที่ปรากฏใช้ในรายงาน ยกเว้นที่รู้กันโดยทั่วไป
• บทสรุปสำหรับผู้บริหาร  หมายถึง การสรุปภาพรวมของรายงาน ให้ใช้เวลาอ่านน้อยที่สุด แต่สามารถเข้าใจสาระสำคัญทั้งหมดที่นำเสนอไว้ในรายงาน
• บทคัดย่อ  เป็นการสรุปเนื้อหาของรายงานการวิจัย อย่างสั้น กะทัดรัด ชัดเจนแต่ได้ภาพรวม และสาระสำคัญ คือผลการวิจัย

12.การเขียนส่วนเนื้อหาของรายงาน เป็นส่วนสำคัญที่สุด

• จำแนกเนื้อหารายงาน เป็น 3 ตอน

  • ความเบื้องต้น เพื่อจูงใจให้สนใจใคร่อ่าน ควรนำเสนอประเด็นต่อไปนี้
      1) ความเป็นมาของรายงาน (หลักการและ  เหตุผล)
      2) ความพยายามครั้งก่อนๆในการแก้ปัญหา (ทบทวน)
      3) จุดประสงค์หลักของการดำเนินงานตามรายงานนี้

  • เนื้อความสำคัญ เป็นหัวใจของรายงาน
      1) เลือกเฉพาะเนื้อความที่เกี่ยวข้องกับรายงาน
      2) จัดลำดับความสำคัญ
      3) สิ่งไหนไม่สำคัญตัดออก
      4) เพิ่มสิ่งที่คิดว่าสำคัญ เพื่อ “ความพอเพียง”

  • สรุปและข้อเสนอแนะ
      1) สรุปให้ครอบคลุมความเป็นมา วัตถุประสงค์ วิธีจัดทำ และผลความรู้ ความจริงในรายงาน
      2) การเขียนข้อเสนอแนะในรายงาน เนื้อความรายงานต้อง เป็นความจริง เป็นเรื่องที่ถูกต้อง มีการสรุปอย่างสมเหตุสมผล สิ่งที่ขาดไม่ได้ คือ ข้อเสนอแนะ
    

ความรู้เพิ่มเติม

• ในการต้องทำรายงานนั้น จะต้องมีพจนานุกรม เพื่อความสะดวกในการเขียนรายงาน การดูคำถูกคำผิด
  

13.การเขียนส่วนท้ายของรายงาน การเขียนเนื้อหาของรายงานจะต้องมีการอ้างอิง และจัดทำบรรณานุกรม

• ความหมาย การอ้างอิง      = การระบุแหล่งที่มาของข้อมูล / บรรณานุกรม  = รายการอ้างอิงทั้งหมด
• ความสำคัญ เป็นจรรยาบรรณ เป็นมารยาท เป็นการเคารพความรู้ความคิดภูมิปัญญาผู้อื่น เป็นการสร้างความน่าเชื่อถือ - ยอมรับ

14.ภาคผนวก.หมายถึง : รายละเอียดประกอบรายงาน อยู่ต่อจากบรรณานุกรมหรือเอกสารอ้างอิง เป็นส่วนที่รวบรวมเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับรายงานโดยตรง แต่สามารถอธิบายเนื้อหาเพิ่มเติมจากในรายงานได้อย่างง่าย

• ข้อควรคำนึงสำหรับภาคผนวก
    1) ไม่ต้องพยายามหาข้อมูลมาเพียงเพื่อจะให้มีภาคผนวก
    2) ใช้ดุลยพินิจคัดเลือกตรวจสอบ อย่าให้รายงานใหญ่โตรุ่มร่ามโดยใช่เหตุ
    3) อาจแบ่งหมวดหมู่เป็นภาคผนวกย่อย ก. ข. ค.

15.สรุปหลักการจัดทำรายงาน  คิดให้ชัด  จัดให้เป็นระเบียบ  เรียบเรียงด้วยภาษาที่เหมาะสม  ตรวจทานอย่างชื่นชม

สิ่งที่ได้เรียนรู้จากการอบรมครั้งนี้

• มีความรู้ ความเข้าใจในการเขียนรายงานที่ถูกวิธี
• ได้เรียนรู้เทคนิคการเขียนรายงานผลการดำเนินงานโครงการให้เข้าใจง่าย และน่าสนใจ
• ได้ทบทวนความรู้  ในเรื่องรูปแบบการจัดทำรายงานผลการดำเนินโครงการ
• สามารถนำความรู้ไปปรับแก้ไขกับรายงานในความรับผิดชอบของตนเอง

• นางสาวชยาพร สบู่ม่วง ผู้รับผิดชอบโครงการ
• นางสาวธัญวรัตน์ ฐิตะโชติการ คณะกรรมการโครงการ

• ระยะเวลาในการดำเนินกิจกรรมน้อยเกินไป

- 

-